COLFUTURO Informe de labores 2023

Todo el esfuerzo de GBE le generó a la fundación COP 6.275 millones. Hemos firmado convenios adicionales para manejar 170 beneficiarios registrados en el SISBEN que van a realizar sus estudios de maestría en Colombia. Gestión Documental Entre siete oferentes elegimos OpenKm como el nuevo Sistema de Gestión Documental , por ser una aplicación de código abierto ampliamente usada en Europa. Buscamos lograr un sistema más flexible e integrado, que responda mejor a las preguntas estratégicas de la Fundación y aproveche los acelerados cambios en la tecnología de los últimos meses. En la nueva aplicación adoptaremos un modelo de gestión de información simplificado, pero mucho más poderoso, eliminaremos jerarquías y clasificaciones y priorizaremos el uso del contenido y de los metadatos inmersos en los mismos documentos. Al finalizar el año, habíamos migrado el 93 % de la información del gestor documental actual, cerca de 12 millones de documentos. A los documentos que son imágenes les hicimos OCR (reconocimiento de texto), lo que nos permite buscar dentro del contenido del documento, algo imposible con el gestor anterior, que apagaremos en 2024. Integramos la nueva solución con Agenti Learn (una aplicación de inteligencia artificial para análisis automatizado de texto) y con GII - Gestor Inteligente de la información desarrollado por nosotros, herramientas que nos permiten integrar información estructurada y no estructurada en las búsquedas de texto y la segmentación de nuestros beneficiarios. Proyectos de Tecnología Refinamos aún más nuestras estrategias de desarrollo de software . Eso les facilita a las áreas funcionales definir y coordinar nuevas soluciones de software que nos garantizan mejorar nuestra productividad y el servicio que les préstamos a nuestros beneficiarios. Los principales avances los logramos en los siguientes proyectos: • LOGIN renovó la experiencia del usuario en la autenticación de ingreso a diversos aplicativos, así como la actualización y administración de los datos hacia la Plataforma Integrada de Convocatoria (PLIC) y al Maestro de Personas. • PLIC Carta de Admisión y Comités , permitió mejorar la captura de la información de las cartas de admisión y aplicó ajustes en el contenido que se presenta en los comités de selección. • PLIC Codeudores potencializó el manejo de la información de codeudores en el aplicativo de la convocatoria PCB e incluyó ajustes en el formulario, en el manejo de documentos y en las consultas dentro del sistema. • PLIC causa - raíz permitió diagnosticar y resolver la causa raíz de un grupo numeroso de incidentes que tenían un comportamiento similar. Además de lo anterior, durante el año, para todos los aplicativos que se encuentran en producción resolvimos 442 incidentes, 573 soportes y 89 mejoras (94 %, 99 % y 101 % de las que ingresaron en el año, respectivamente). Integramos la nueva solución con Agenti Learn con GII, herramientas que nos permiten integrar información estructurada y no estructurada en las búsquedas de texto. Refinamos aún más nuestras estrategias de desarrollo de software . COLFUTURO 22