COLFUTURO Informe de labores 2012

Informe de gestión 2012 Gestión 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 92 93 94 95 96 97 98 99 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 46 52 51 48 84 169 137 103 75 109 138 170 136 107 117 299 499 732 883 824 833 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 8 % 8 % 21 % 23 % 23 % 13 % 18 % 28 % 31 % 28 % 23 % 23 % 17 % 33 % 34 % 17 % 9 % 9 % 7 % 7,6 % 92 93 94 95 96 97 98 99 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 6 % Gráfico 1 Gráfico 2 En la gráfica 1 se muestra el número de beneficiarios apoyados cada año desde la fundación de COLFUTURO. En la gráfica 2 se ve la evolución de la eficiencia operativa. Este índice se calcula dividiendo el gasto anual de la operación por el valor de giros de la promoción; para este año también se consideraron los giros del Programa Doctoral Becas Colciencias. Puede verse cómo se pasó de tener que utilizar 31 centavos de dólar para operar por cada dólar desembolsado en 2000 a tan solo 7,6 centavos en 2012. En la medida en que COLFUTURO pueda hacer crecer otro tanto el número de sus beneficiarios, obtendrá eficiencias operativas mayores. Gracias al convenio firmado con Colciencias e Icetex, los estudiantes seleccionados por la fundación tienen garantizadas vigencias futuras hasta 2017, lo que permite enviar anualmente al exterior a unos mil estudiantes hasta ese año. En dicho lapso, la fundación continuará fortaleciendo su patrimonio al no tener que asumir en solitario la condonación. COLFUTUROmantiene su política de estricto cumplimiento en la ejecución del presupuesto anual, la cual refleja racionalidad en el gasto y un criterio permanente de economía. Se ha conseguido aumentar la eficiencia, gracias a la mejora permanente de los procesos y a grandes inversiones en tecnología. La fundación les gira directamente el dinero a los estudiantes en el exterior. En 2012 se hicieron 6.452 transferencias por valor de $ 45.000 millones, con un porcentaje mínimo de devoluciones. Comunicaciones En el 2012, el área de Comunicaciones estuvo a cargo de las celebraciones de los 20 años de la fundación. Se celebró un evento central en Bogotá, con motivo de la proclamación de la vigésima promoción de beneficiarios de COLFUTURO, que luego se repitió en Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga. Por primera vez, se consiguió un patrocinio para el autofinanciamiento de estas actividades y del Anuario de beneficiarios . En esta oportunidad, el Banco de Occidente aportó un patrocinio de $150 millones. Con motivo de la proclamación de beneficiarios, se hicieron publicaciones en las páginas web de importantes medios nacionales y regionales; como resultado de esta campaña, 1.269.472 usuarios únicos vieron la publicidad de COLFUTURO. Por su parte, se lograron 200 apariciones en medios masivos de comunicación, como prensa, radio y televisión, cuyo valor se calcula en $794 millones. Durante todo el año se implementó una estrategia de redes sociales con la que se consiguió aumentar los seguidores de COLFUTURO en Twitter de 5.439 a 11.322 y en Facebook de 2.000 fans a 6.761. En YouTube se lograron 35.627 reproducciones de los videos que la fundación ha preparado. Desarrollo de soluciones de tecnología y de procesos COLFUTURO continuó manteniendo su lineamiento estratégico de apoyar los procesos centrales de la operación cada vez con más tecnología. Esta estrategia ha permitido mejorar el control, manejo y entrega de información tanto a los usuarios internos como a los candidatos y beneficiarios. Se mejoraron las aplicaciones de gestión de beneficiarios, solicitud en línea de la convocatoria anual de COLFUTURO y cartera, con el propósito de aplicar mejoras detectadas y optimizar procesos operativos manuales y voluminosos. Para gestionar los beneficiarios del Programa Doctoral Becas Colciencias, en el que COLFUTURO le presta un apoyo tipo outsourcing a Colciencias, se efectuaron adecuaciones operativas de proceso y de software que le permitieron a la fundación utilizar sus plataformas tecnológicas para prestar este servicio. En el 2012 se desarrollaron los aplicativos transversales de directorio de organizaciones y contactos, sistema que permite administrar de manera centralizada la información de los contactos que utilizan las áreas de la entidad. Así mismo, se desarrolló el aplicativo de eventos, gracias al cual se pueden programar los eventos, invitar a los asistentes, registrarlos y hacer seguimiento a las actividades que se relacionen con el evento. Además, se hizo el levantamiento general de requerimientos y casos de uso iniciales de las aplicaciones de consejería, semillero, convenios, formulario, segmentación y comunicaciones. La consecuencia más importante que ha tenido para COLFUTURO el crecimiento en el número de beneficiarios es el logro de una mayor economía de escala. 25 24 Informe de labores 2012 COLFUTURO