COLFUTURO Informe de labores 2011

23 I NFORME DE LABORES 2011 I NFORME DE GESTI ÓN 20 1 1 se realizaron 7,012 transferencias por valor de $46 mil millones con un porcentaje mínimo de devoluciones. Comunicaciones El área de comunicaciones apoyó y divulgó todos los procesos relacionados con la convocatoria: apertura, cierre y publicación de resultados. Se logró que diferentes medios de comunicación publicaran más de 100 notas, que por el espacio ocupado se pueden cuantificar en unos $162 millones. La fundación se posicionó en redes sociales con más de 9,000 usuarios en Facebook y Twitter . Realizó 10 videos para el canal de Youtube que incluyeron experiencias de beneficiarios destacados. Gestión Documental Tras el cambio de sistema operativo y manejador de base de datos, en 2011 se realizó la primera actualización de versión del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos ( On Base ). Se logró una excelente integración entre On Base , el correo electrónico y la aplicación de beneficiarios que permite a los funcionarios de COLFUTURO conocer y recuperar, en tiempo real, todas las comunicaciones recibidas y enviadas para agilizar su gestión en las respuestas. Todo lo anterior optimiza la gestión documental en los procesos de captura, digitalización, indexación y recuperación de documentos. Las herramientas de gestión documental son hoy en día un gran apoyo para la toma de decisiones. Tecnología Durante 2011 se gestionaron proyectos que brindan mejoras significativas a las aplicaciones existentes y a la operación de COLFUTURO. Se siguió adelantando el mejoramiento a los aplicativos de convocatoria y gestión de beneficiarios. Con la participación de la firma Advantis, se pusieron en producción 150 nuevos requerimientos y se resolvieron 89 incidentes, con lo que se estabilizaron y robustecieron ambos aplicativos. Se conformó un equipo interno de desarrolladores que cuenta hoy en día con el conocimiento necesario para dar soporte y mantenimiento a los aplicativos. Sobre el programa de Cartera, al iniciar 2011, se revisó el estado de los compromisos de BankVision (empresa que provee el motor de manejo y liquidación de las becas – crédito otorgadas) en relación con los desarrollos contratados previamente por COLFUTURO. Este análisis se validó con el proveedor y se formalizaron acuerdos de alcance y fechas para rematar los temas pendientes. Con esta misma compañía se estableció el proyecto de desarrollo de software versión 2.5, en el que se definieron y especificaron 10 requerimientos adicionales. Se conformó el equipo de proyecto y se acordó el plan de trabajo que inició en junio de 2011. Se desarrolló la implementación del software de conciliación bancaria que ha permitido En 2011 se realizaron 7,012 transferencias por valor de $46 mil millones con un porcentaje mínimo de devoluciones.