COLFUTURO Informe de labores 2010

25 INFORME DE LABORES 2010 usuarios. Por primera vez la convocatoria anual para el programa de Crédito - beca se manejó completamente en línea, “paperless”, desde el proceso de solicitud con un formulario a través de la página web, que eliminó el uso de documentos físicos, hasta el proceso de calificación, selección y legalización de los créditos beca. Se desarrollaron módulos a la medida para cada etapa del proceso. La aplicación de seguimiento de los beneficiarios en Colombia y en el extranjero de COLFUTURO se fortaleció con nuevos desarrollos, especialmente para la administración y gestión interna de los estados y desembolsos. El asesor virtual “ReBeca”, que contesta preguntas en formato de chat en lenguaje natural desde la página web de COLFUTURO, atendió a más de 10.000 personas durante el año con una eficacia en las respuestas del 85%, calificada por los usuarios. Gracias a la eficiencia del robot se logró la integración con algunas aplicaciones internas, lo que permitió ofrecer respuestas personalizadas y específicas a los beneficiarios de la Fundación y descargar de este trabajo operativo a los funcionarios. Rebeca puede responder preguntas cómo ¿Cuál es mi próxima cuota?, ¿Cuál es el saldo de mi deuda? y otras similares aún cuando se planteen de forma distinta. De acuerdo con la política de aprovechamiento de soluciones open-source que tiene la Fundación, cuando hayan soluciones razonables, se implementaron mejoras en el sistema de asignación de citas a través del PhpScheduleIT . Además, se implementó el uso de varios sistemas de web- conference para el apoyo de citas de presupuesto con beneficiarios del programa de Crédito – beca que se encuentren ya en el exterior y talleres virtuales del programa de Semillero de Talentos. Gracias al uso de Open-LDAP, la mayoría de aplicaciones web que se utilizan en la Fundación fueron configuradas con un único punto de autenticación a través del portal de COLFUTURO. Como parte de la ampliación en cobertura de COLFUTURO, se implementó un sistema de streaming el cual permite transmitir todos los eventos públicos de COLFUTURO en línea a través del portal. Este servicio se complementó con salones de chat para atender las preguntas de los participantes virtuales y el uso de formularios virtuales para la de evaluación de cada evento. Teniendo en cuenta las necesidades del centro de computo, se efectuaron algunas mejoras en la infraestructura: se organizó todo el sistema de cableado; se compró una UPS de 10Kva que permite autonomía eléctrica por un periodo de hasta 22 minutos después de cortes o interrupciones en el servicio de energía; se instaló un sistema de aire acondicionado para mejorar la ventilación y reducir el ruido y el polvo de la sala de cómputo. Adicionalmente, se continuó con el proceso de actualización de equipos de escritorio que se inició en el año 2009. Durante el 2010 la implementación y estabilización de la herramienta tecnológica para la administración y gestión de documentos de la Fundación ha sido soporte fundamental para conseguir una convocatoria “cero papel” y totalmente en línea. Permitió la captura de todos los documentos físicos y electrónicos que fluyen de manera física y por las aplicaciones del negocio. Garantizó el acceso en tiempo real a toda la información almacenada en el repositorio documental para brindar así un mejor servicio. La tecnología favoreció una operación más eficaz en el apoyo de un mayor número de beneficiarios. Redujo sustancialmente los tiempos de búsqueda y recuperación de información y la productividad en general. Optimizó el espacio físico disponible para almacenamiento de documentos y permitió que COLFUTURO pueda seguir operando con un equipo humano similar en número al que se tenía en 2000. INFORME DE GESTIÓN